Ponad 70% projektów IT kończy się niepowodzeniem.

Statystyki są bezlitosne. Według badań przeprowadzonych w Polsce w 2021 r. prawie 3/4 projektów nie mieści się w założonym czasie lub budżecie, a co gorsza, nie osiąga założonych celów. Dlaczego tak się dzieje?

Badacze zwracają uwagę na fakt, że projekty informatyczne to jedne z najbardziej twórczych, ale i skomplikowanych przedsięwzięć. Nawet loty kosmiczne bywają prostsze, niż wytworzenie oprogramowania zgodnie z założeniami.

Różnica polega również na tym, że katastrofa Challengera była widoczna już 7 sekund po starcie. Skutki nieudanego projektu nie są tak widowiskowe i dlatego łatwiej je zlekceważyć. Niestety, nieudane wdrożenie równa się poważny problem – na kilka, a nawet kilkanaście lat.

Jakie są w takim razie przyczyny niepowodzeń we wdrożeniu projektów IT?

Raporty przeprowadzane w ostatnich latach wskazują, że pomimo wysiłków liczba i przyczyny porażek pozostają te same. W przypadku bibliotek i uczelni wyższych są to:

  • skomplikowane procedury przetargowe (trudności z określeniem wymagań dla systemów – Opis Przedmiotu Zamówienia, niespójne i nieadekwatne do projektu zapisy umów, wydłużenie procedur z powodu odwołań do KIO),
  • zbyt małe wsparcie ze strony działów IT,
  • brak przygotowania do sytuacji kryzysowych i reagowania na ryzyko,
  • niewystarczająca wiedza i umiejętności na temat wdrażania systemów IT wśród kierownictwa i pracowników bibliotek.

Skutki są z reguły bardzo nieprzyjemne: czytelnicy narzekają na nieprawidłowe dane w katalogu, bibliotekarze skarżą się, że z nowym systemem nie da się pracować, oraz że stary system był lepszy. Od strony informatycznej też bywa różnie – od problemów z egzekwowaniem umów serwisowych po kłopoty z kopiami zapasowymi czy integracją z innymi systemami. Zwykle kończy się wzajemnym przerzucaniem odpowiedzialności i szukaniem winnych.

Pół biedy, jeśli to wykonawca dostarczył system niezgodny ze specyfikacją. Dużo trudniej zaakceptować własne błędy, najczęściej wynikające z nieświadomości i braku doświadczenia. Niestety, czasami spór musi rozstrzygnąć sąd.

Na szczęście projekt można poprowadzić inaczej.

Kierownictwo i pracownicy biblioteki mogą solidnie przygotować się do wdrożenia. Znajomość podstawowych technik zarządzania projektami pozwoli uniknąć większości ryzyk podczas realizacji. Umiejętność zarządzania wymaganiami pozwoli na dobre zaprojektowanie systemu, a potem skuteczną realizację założonego celu.

Dokumentacja przetargowa nie musi być wyzwaniem nie do zrealizowania. Precyzyjne zapisy OPZ oraz postanowienia umowy ograniczą ryzyko odwołań oraz pozwolą zadbać o przeprowadzenie zamówienia publicznego z należytą starannością.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa będzie solidnym fundamentem, za pomocą którego Zamawiający wspólnie z Wykonawcą precyzyjnie określą sposób realizacji wymagań zawartych w umowie i Opisie Przedmiotu Zamówienia.

Odpowiednio przygotowane scenariusze będą podstawą dla sprawnie przeprowadzonych odbiorów systemu. Pozwolą również na zgłaszanie ewentualnych uwag i poprawianie błędów.

Właściwie przeprowadzona migracja danych zapewni przeniesienie informacji bibliograficznych, danych użytkowników oraz informacji na temat wypożyczeń bez utraty jakości i w sposób umożliwiający jak najkrótszy przestój w wypożyczaniu zbiorów. Proces ten odbędzie się z dbałością o ochronę danych osobowych.

Wiedza sama w sobie nie zmienia niczego.

Dopiero decyzja i działanie prowadzi do zmiany

Osoby zainteresowane otrzymywaniem wartościowych treści i wiadomości o kursach, webinariach i szkoleniach, proszę o skorzystanie z poniższego formularza: